Hoe moet je een begroting vergelijken?
Bij verschillende aanbiedingen heb je altijd één die de laagste prijs heeft en één die de hoogste prijs heeft. Als het verschil een aanzienlijk bedrag is, dan kun je er niet van uit gaan dat ze beide hetzelfde aangeboden hebben. Ook zij kunnen een fout maken.
Onderstaande methode pas ik altijd toe om tot een goede vergelijking te komen:
1. Uitgangspunten controleren
2. Hoeveelheden vergelijken
3. Posten vergelijken
4. Gaten in de begroting vullen
5. Fictief nieuw bedrag bepalen
6. Interview met aannemer
7. Aanpassingen begroting aannemer verwerken
8. Vergelijking maken op compleetheid
9. Eindonderhandeling met de aannemer
10. Opdracht verlening
Uitgangspunten controleren
In de aanbiedingsbrief of in de begroting zelf staan de uitgangspunten genoemd die de calculator van de aannemer als uitgangspunt heeft aangehouden. Je moet voorkomen dat een aannemer op basis van oudere stukken een aanbieding doet, zodat hij inhoudelijk niet vergelijkbaar is.
Hoeveelheden vergelijken
Een aannemer kan ook een fout maken. Door de hoeveelheden te vergelijken kom je er al snel achter of er een fout in de begroting zit of niet. Als je twijfelt kunt je zelf nog een controleberekening maken om te kijken wat het juiste uitgangspunt is.
Posten vergelijken
Een begroting van een aannemer is opgebouwd uit posten. Dit is op ingedeeld op basis van een standaard codering. Als je op posten vergelijkt dan heb je een goed beeld waar de verschillen zitten. Een aannemer kan bepaalde kosten onder een andere post hebben ondergebracht. Dat haal je met deze vergelijking er makkelijk uit.
Gaten vullen in de begroting
Als je de op posten een vergelijking hebt gemaakt, dan weet je ook wat er wel of niet wordt gerekend. Je kunt pas vergelijken als beide begrotingen dezelfde werkzaamheden hebben. Als begroting a een post opgenomen heeft wat in begroting b niet staat vermeld. Dan voeg ik deze in begroting b toe. Op deze manier kun je de begrotingen fictief compleet maken en heb je een goede indruk van degene die de beste begroting gemaakt heeft.
Interview
Nadat je de begroting vergelijkend hebt gemaakt is dat het juiste moment om de aannemer uit te nodigen voor een gesprek. Je wilt immers dat de aannemer een toelichting geeft hoe hij het project gaat uitvoeren en hem erop wijzen dat er nog een aantal aanpassingen gedaan moeten worden in zijn begroting. Let op! Als je een onvolkomenheid ziet in de begroting van de aannemer dan heb je een waarschuwingsplicht om hem erop te wijzen.
Vergelijking maken op compleetheid
Na de interviews kunnen de aannemers hun begrotingen compleet maken. De wijzingen verwerk je in je overzicht. Als het goed is zijn er geen fictieve posten meer aanwezig in je vergelijking. Mocht dat wel het geval zijn, neem dan contact op met de betreffende aannemer dat je alsnog wilt dat zijn begroting compleet is.
Eindonderhandeling met de aannemer
Als de vergelijking compleet is, dan heb je de begrotingen van de aannemers vergelijkend gemaakt. Op dit moment weet je wie de beste prijs heeft gemaakt voor jouw bouwproject. Je bent in gelegenheid om te onderhandelen met de aannemer over de prijs, betalingsvoorwaarden en de planning.
Opdrachtverlening
Als jij in de veronderstelling bent dat je een goed voorstel heb ontvangen, dan kun je overgaan tot opdrachtverlening. Belangrijk is dat je opdracht geeft conform jouw uitganspunten en documenten.
